为了推进我室管理的科学化和正规化，逐步积累有关科技活动的档案材料，对加强科技活动档案材料管理做出以下具体规定。

一、注重原始资料的积累

凡记录我室人员所有科研活动的材料数据均应作为科技档案加以留存、归档。具体包括：

1.会议和学术活动

（1）以实验室名义组织的会议和学术活动，由实验室统一提供专门的会议（活动）记录本，由会议（活动）组织者负责委派专人记录。

　　实验室参加的上级部门组织的各类会议

　　实验室召开的学术委员会会议

　　实验室主任、副主任召开的室务会及其它会议

　　学术报告会

　　以实验室名义发起、组织和参加的其它学术活动

（2）由学科组组织的会议和学术活动，由会议（活动）组织者负责委派专人记录。

（3）记录内容：会议（活动）的时间、地点、主持单位及主持人、参加人数、会议主题、讨论和发言情况等，并拍摄照片或摄像。

（4）会议（活动）结束后，组织者负责将有关资料记录整理后交实验室统一保管。

2.合作交流

（1）实验室人员参加各种规模的国际会议，需要保留会议通知、会议日程、对方邀请信、出国批件、本人报告题目等材料。

（2）实验室人员到国外学习、进修、合作研究等，需要保留对方邀请信、出国批件等材料。

（3）实验室客座人员到室内访问讲学、学习进修、合作研究等，邀请人需要详细记录来访人员本人身份、访问时间、工作内容等。

（4）实验室之外人员应邀做学术报告，邀请人需要详细记录报告人的身份、报告时间、报告题目。

3.学术著作

（1）学术著作（论文、专著）的题目、刊物名称、作者、发表时间、页码、出版社。

（2）论文抽印本2份或专著2本。

4.课题

（1）课题名称、级别、批准单位、执行年度、经费、合作单位人员情况、

（2）实验室对外开放课题单独建档。

5.仪器实验室

（1）各个仪器实验室需严格按照有关实验室管理规定完成各项实验记录。

（2）外单位委托分析测试的样品，应记录以下内容：送样人姓名、单位、样品数量、要求分析项目、以及样品所在课题名称、级别、批准单位。

（3）提交分析测试结果后应继续保持与委托人的联系，追踪数据的使用情况和论文发表情况。

（4）进入实验室工作的客座人员（包括国外人员）的姓名、单位、实验目的、时间、实验结果等。

二、档案材料的整理上交

1.所有材料需以纸本资料和电子资料二种形式同时保存。

2.会议、学术活动前组织者向实验室秘书借用会议（活动）记录本，活动结束后，组织者立即将会议（活动）记录及有关资料上交实验室秘书保存；组织者应保留备份资料。实验室秘书负责制作电子文本

3.合作交流结束后，执行人将有关资料复印件和电子文本上交到实验室秘书处保存，本人保留原件。

4.课题批准后课题负责人立即将有关资料的复印件和电子文本上交到实验室秘书处保存，本人保留原件。

5.各个仪器实验室的各项实验记录由实验室负责人保留备查。需要时按照要求提供其电子文本。

三、档案的建立和使用

1.实验室秘书负责将收集到的各类资料整理建档备用。

2.资料档案建立后，室内人员如需使用可以随时向实验室秘书申请借用。

四、提倡建立个人科研档案

岩石圈演化国家重点实验室

二OO五年四月二十九日